Правильно принимать товар накладной

Как принимать товар?

Каждая организация, осуществляющая розничную торговлю, почти ежедневно сталкивается с приемом товара от поставщика. В магазин приходит определенное количество продукции, поэтому материально ответственное лицо, чаще всего старший продавец или товаровед, должен знать, как принимать товар.

Оформление документов приемки товара

  1. Вместе с грузом от поставщика приходят накладные, где указано наименование продукции и ее количество. При поступлении обязательно нужно проверить соответствие товара с информацией в сопроводительном документе.
  2. Проверяется качество, количество, срок годности и наличие пересорта. Имеющиеся несоответствия помечаются в накладной.
  3. Затем составляются специальные документы о браке, недовозе, пересорте, которые отправляются поставщику.
  4. Все накладные, акты должны иметь подпись, печать поставщика и ответственного за прием товара лица и организации.

Чтобы зафиксировать данные о поступившем товаре, следует использовать специальные формы первичных документов, которые утверждены постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года № 132 Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций . К ним относятся № ТОРГ-1 – № ТОРГ-14. Способ приема товара и составление документов происходит в зависимости от характера и места приемки, от соответствия важных бумаг договору купли-продажи.

Если товар пришел со склада, его сопровождает товарная накладная № ТОРГ-12. Она применяется для поставок в какую-либо организацию и является приходным документом для покупателя и расходным для поставщика. Эта форма отличается отсутствием транспортного раздела и составляется в двух экземплярах. Один документ остается у поставщика, другой передается получателю продукции. В нем обязательно указано:

  • Номер оформления;
  • Дата оформления;
  • Имя поставщика и покупателя;
  • Наименование и описание товара;
  • Количество;
  • Цена;
  • Общая сумма с НДС и без него.

Такой документ заверяется печатями и подписями организации-получателя и поставщика.

Если материально ответственное лицо, представляющее интересы покупателя, забирает товар прямо со склада, то поставщик вправе потребовать доверенность от организации, позволяющую данному представителю забрать продукцию. Она составляется по форме, установленной Постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 года № 71а.

Когда оформляется № ТОРГ-1, № ТОРГ-2 и № ТОРГ-3

Когда товар успешно принят и не нашлось отклонений в массе, качестве, количестве продукции, заявленной в накладной, можно составлять № ТОРГ-1. Вся информация подробно указывается на страницах, и ставятся подписи лиц, участвовавших в приемке:​

  • подпись главного бухгалтера;
  • получателя груза;
  • доверенного человека от поставщика.

Такие акты хранятся в надежном месте в течение пяти лет.

Если обнаружены качественные или количественные расхождения, необходимо также составить № ТОРГ-2 или подобный ему акт, для импортных товаров - № ТОРГ-3. В документах указываются фактические данные о продукции, отличающиеся от зафиксированных в товарной накладной. Экземпляры отправляются поставщику в качестве претензионного письма.

Как принять товар, не указанный в накладной

Полезными окажутся знания о том, как принимают товар, если он не указан в накладной или пришел без нее. В таком случае, необходимо составить акт по форме № ТОРГ-4, чтобы оприходовать товар и указать его примерную стоимость, на основе которой бухгалтер уточнит цену, действуя в соответствии с положением по бухгалтерскому учету п. 26, утвержденным по приказу Минфина России от 09.06.01. Поставщик получает сведения о поставке и приемке товара.

Перемещение товара

Бывает необходимость переместить определенную партию товара с одной торговой точки на другую. В таких ситуациях составляется акт по форме № ТОРГ-13 в двух экземплярах. В нем указывается количество и наименование предназначенного для перемещения товара, подписи отправителя и получателя. На основании одного документа происходит списывание продукции, на основании другого оприходование на новом месте. Обе бумаги с подписями сдаются в бухгалтерию организации.

Таким образом, процесс приема товара требует серьезного и внимательного отношения, определенных умений и навыков. В первую очередь, нужны знания по оформлению важных документов, отражающих состояние дел во время и по окончанию приема. За неправильные действия ответственность ложится на лицо, отвечающее за поступление в торговую организацию продукции по товарным накладным.

Ещё больше интересного

30 Декабря 2014

Приемка товара

Вы открыли свой бизнес, и теперь нужно понять, что такое приемка товара. и как принимать товар в магазине или на складе. Это достаточно непросто, ведь существует масса нюансов.

Главное — это знать, какие документы нужны, чтобы оформить приход товара на склад. Их несколько, и они обязательны для корректного ведения учета и защиты ваших прав как покупателя. Верно заполненные документы — это гарантия того, что вы сможете не потерять деньги и защитить свои интересы в суде в случае проблем с поставленным товаром. Если вы не позаботились о правильном документальном оформлении приемки товаров или вовсе проигнорировали наличие документов, вы не в праве что-то требовать от поставщиков и транспортных компаний и можете понести убытки.

Документальное оформление поступления товара

Для того чтобы сотрудник организации имел право получать товар, его надо наделить статусом материально-ответственного лица и закрепить это доверенностью. Тогда он сможет ставить печать в приходной накладной и расписываться в ней. В противном случае документальное оформление поступления товара ляжет полностью на плечи руководителю компании.

Товар можно получить и без печати. Для этого сотруднику, получающему товар, потребуется предъявить поставщику доверенность по форме М-2. выписанную на его имя, и документ, удостоверяющий личность.

Приемка товарно-материальных ценностей в первую очередь регулируется договором поставки. В нем содержатся все данные о товаре и его передаче в собственность. Корректное документальное оформление приемки товаров предполагает использование унифицированных форм первичных документов: начиная с ТОРГ-1 и заканчивая ТОРГ-14. Они утверждены постановлением Госкомстата России от 25.12.98 N 132.

Не так давно у предпринимателей появилась альтернатива при ведении первички. В октябре 2013 года ФНС России разработала и представила универсальный передаточный документ (УПД). Его форма содержит обязательные реквизиты, предусмотренные для счетов-фактур и первичных учетных документов. По сути УПД — это комбинация товарной накладной и счета-фактуры и их заменяет. Организации могут применять его либо для расчетов по НДС и в качестве первичного документа, либо только как первичку, например, для подтверждения расходов. Если вы принимаете товар в магазин или на склад с использованием УПД, то почти все, что написано ниже про комплект документов для приемки, вас не касается. За исключением транспортной накладной. Тем не менее, советуем полностью ознакомиться с текстом статьи, чтобы понять логику процесса приемки товара.

Итак, если вы не ведете приемку при помощи УПД, то главным документом здесь будет являться товарная накладная ТОРГ-12. Если товар везут со склада поставщика на ваш склад, то оформляется товарно-транспортная накладная (ТТН). которая отличается от товарной тем, что в ней есть транспортный раздел. Эти документы могут быть одновременно приходным документом для получателя товара и расходным — для поставщика. Именно поэтому накладные оформляют в двух экземплярах. Обратите внимание, что в новой форме ТТН отсутствует описание товара — этот блок находится в УПД или в ТОРГ-12. Поэтому, как говорилось выше, с УПД вам понадобится только транспортная накладная, то есть всего два документа.

Вам привезли товар, с ним все хорошо и на него есть накладная. Теперь нужно проверить, корректно ли она заполнена: проверьте количество, артикулы, название компаний и другую важную информацию. Если с этим все в порядке, то можно ставить печать организации и подпись.

Вторым документом, которым, как правило, сопровождается товар, является счет-фактура. Если вы — плательщик НДС, то вы должны тщательно следить за тем, чтобы эти документы аккуратно собирались для каждого прихода товара на склад. Без счета-фактуры от поставщика вы не сможете зачесть НДС, а значит, будете переплачивать государству. Этот документ обязаны делать фирмы, платящие НДС. Не делают это те, кто работает по упрощенной системе налогообложения. Печать в таком документе не ставится — достаточно подписи бухгалтера и генерального директора. При возврате вы должны будете запросить у поставщика корректировку счета-фактуры — ведь НДС будет облагаться только поставленная вам часть товара.

Достаточно часто с товаром и этими документами привозят счет, в котором должна стоять печать организации и подпись руководителя. По закону это является основанием для оплаты вами поставленного товара. На практике же время оплаты обычно регулируется условиями договора, и очень часто именно после оплаты товара поставщику осуществляется поставка.

Недостача товара при приемке. Некачественный товар

Если товар вам привезли, но что-то забыли, то в накладной вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью того, кто принимает товар на складе или в магазине. И не забудьте про корректировку счета-фактуры.

Если товар по качеству отличается от того, что указано в договоре или сопроводительных документах, нужно отказаться от него и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.

Если вам по каким-то причинам нужно вернуть товар надлежащего качества, требуется оформить бланк накладной ТОРГ-12. Целесообразно письменно зафиксировать согласие поставщика на это. Например, в виде заключения дополнительного соглашения к договору купли-продажи или отдельного соглашения о возврате товара. В них указывается количество и стоимость возвращаемых товаров, а также причина возврата.

Как вести приход и расход товара в магазине

Традиционно эти процессы относят к операциям складского учета. МойСклад, облачный сервис для управления торговлей. позволяет не только точно вести приход и расход товара в магазине. но и в целом эффективно управлять компанией.

В считанные минуты вы сможете оформить приход товара на склад, напечатать все необходимые документы прямо из сервиса. После введения номенклатуры в МойСклад остатки товара будут считаться автоматически. Вы также сможете быстро составлять заказы поставщикам, хранить товар на нескольких виртуальных складах, печатать штрих-коды и многое другое.

Образец заполнения бланка товарной накладной

Коммерческие операции, выполняемые компанией, должны представлять оправдательные документы.
Такая документация называется первичной, и на ее основании ведется бухучет.

Товарная накладная представляет собой бухгалтерский первичный документ, в котором фиксируется отпуск ТМЦ от продавца покупателю.

Что такое товарная накладная?


Имеет унифицированную форму, утвержденной Госкомстатом РФ №132 от 25.12.1998 года — №ТОРГ-12. Ее можно скачать из интернета или загрузить в бухгалтерских программах.

В бухгалтерском учете товарная накладная ТОРГ 12 служит основанием для оприходования товара и вычета НДС.

Допустимым считается использование не унифицированной формы, а разработанной самостоятельно организацией.

В этом случае в товарную накладную обязательно должны быть включены следующие данные:

  1. Название документа, наименовании организации, выдающей накладную.
  2. Дата формирования документа.
  3. Название товара, количество, цена.
  4. Должностные лица, которые ответственны за выполнение данной хозяйственной операции, их подписи.
  5. Печати организаций и подписи руководителей.

Однако часто налоговыми инспекторами товарные накладные, оформленные не по унифицированной форме отбраковываются.
Поэтому желательно по возможности применять установленную форму.

Товарная накладная составляется уполномоченным лицом компании в 2х экземплярах

При этом 1 экземпляр остается у организации-продавца, реализующего товар (и является поводом для списания товара со склада), второй передается покупателю — сторонней организации (по ней товар может быть оприходован).

Заполнение бланка товарной накладной


Важно правильное заполнение товарной накладной, так как при проверки налоговики уделяют оформлению документа самое пристальное внимание.

Налоговые органы находят достаточно поводов для придирок, ведь к учету товарную накладную можно принимать только с правильным внесением всех данных.

По этому вопросу существует целая арбитражная практика.

В таких случаях возможны применения к организациям штрафных санкций.

Товарная накладная оформляется после момента совершения операции или в процессе передачи товара, то есть в день отгрузки товарно-материальных ценностей.

В графе пишется полное либо сокращенное название компании-грузоотправителя, которое соответствует учредительным регистрационным данным.

Также указывается адрес отгрузки товара, телефоны, банковские реквизиты компании: наименование банка, БИК, номер расчетного счета.

Если товар отгружается структурным подразделением организации, то в графе «Структурное подразделение» пишут его фактическое местонахождение.

Графа «по ОКПО». поле «Вид деятельности по ОКДП»

Заполняются для компании-отправителя, то есть продавца товарно-материальных ценностей в соответствии с видами деятельности.

Сюда вносятся все данные о покупателе, в соответствии с его учредительной документации: полное или сокращенное название компании-получателя, адрес доставки, реквизиты банка (название, БИК, номер расчетного счета), факсы, телефоны.

Обязательно необходимо заполнение графы «по ОКПО», стоящей напротив «Грузополучатель»

В противном случае налоговые органы при проверки откажутся принимать к учету.

В этой графе проставляются данные о поставщике с его полным или сокращенным наименованием, юридическим адресом.

Название организации, полное либо сокращенное, юридический адрес получателя.

Чаще всего, в графах «Поставщик» и «Получатель» указывается информация, аналогичная разделам «Грузополучатель» и «Грузоотправитель», кроме адресов: пишутся юридические адреса компаний.

Возможно, что плательщик и грузополучатель будут разными: филиал организации, дилер, расположенный в другом городе, склад и так далее, тогда и информация, содержащаяся в этих графах, будет различной.

Здесь указывается основание совершаемой сделки — передачи товарно-материальных ценностей.

Обычно это номер и дата договора поставки, для компании-перевозчика указывается дата и номер ТТН.

Строка «Транспортная накладная»

Заполняется для перевозчика, в случае если компания занимается отправкой товара не самостоятельно, а привлекает стороннюю организацию.

Здесь также понадобится указать номер и дату договора.

Особенности заполнения бланка товарной накладной


Все данные в табличной части товарной накладной должны соответствовать информации, содержащейся в счет-фактуре

В таблицу вносятся важные данные о товаре: название, стоимость, его количество и масса, упаковка, сумма НДС.

В конце таблицы должно быть указано прописью:

  1. Количество документов, которые прилагаются к товарной накладной.
  2. Число порядковых номеров внесенных в таблицу записей, т.е. общее количество строк с наименованием отгружаемой продукции.
  3. Масса груза брутто и нетто.
  4. Количество мест или упаковок.

Начинать писать сумму прописью всегда следует с заглавной буквы с начала строки. Оставшееся место в строке зачеркивается.

Товарные накладные обязательно подписываются должностными лицами, и должна быть проставлена печать.

Обычно, они подписываются руководителем компании, главным бухгалтером, кладовщиком.

Со стороны грузополучателя обычно достаточно единственной подписи. Применение факсимиле допускается, если это оговаривается в договоре поставке.

Подписи всех лиц обязательно расшифровываются.

Следует учитывать некоторые нюансы при оформлении товарной накладной и передачи товара:

Если получатель груза — уполномоченное лицо, которое имеет печать организации, то в товарной накладной отражается его должность, ФИО, подпись, расшифровка. Печать ставится в левом нижнем углу.

Если лицо, принимающее товар, не имеет печать, то у него должна быть доверенность, выданная организацией на получение груза.

Доверенность в таком случае прикладывается к накладной.

В предприятии товарная накладная оформляется бухгалтером

Формируется этот документ в бухгалтерских программах, после введения всех данных автоматически.

Это удобно, одновременно с проведением документа осуществляется списание товарно-материальных ценностей со склада. Заполнять товарную накладную можно и в ручную, при условии правильного оформления.

Источники: http://elhow.ru/rabota/biznes/vedenie-biznesa/kak-prinimat-tovar, http://www.moysklad.ru/shkola_torgovli/priemka-tovara/, http://buhguru.com/dokumenty/obrazec-zapolneniya-blanka-tovarnojj-n.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения