Правильно оформлять реестр документов

Как составить реестр документов

Соберите необходимые документы одной категории, то есть документы, относящиеся к одному виду (подтверждающие производственные расходы, документы приема/сбыта и т.д.). Отдельно соберите распорядительную документацию: приказы, постановления, распоряжения. Рассортируйте их, согласно авторству (приказы руководителя организации, распоряжения начальников отдела и т.п.).

Сформируйте папки для хранения уже разобранных документов и подшейте все в хронологическом порядке. Сделайте опись каждой папки. Присвойте им инвентарный номер.

Создайте на основе документов таблицу с соответствующими полями, разделив лист на колонки и строки. Подпишите столбцы в соответствии с назначением документа и его функциональностью. При этом помните, что реестр должен содержать исчерпывающую информацию о документах, чтобы не приходилось по той или иной причине каждый раз снова и снова открывать сам документ и изучать его. Так, к примеру, реестрдокументов. подтверждающих произведенные расходы, должен содержать следующие графы: номер документа, наименование, содержание документа, сумма и отметка о возвращении документа.

В свою очередь, реестрдокументов акционеров ОАО, ЗАО и т.д. должен включать необходимые данные для идентификации всех зарегистрированных в реестр е лиц, фиксации их прав на акции, о получении доходов по акциям зарегистрированных в реестр е лиц, сбор данных обо всех владельцах акций, а также информацию о получении ими всевозможных уведомлений о собраниях и других мероприятиях.

Следует знать, что при составлении реестр а документов для вашего удобства и быстроты поиска в последующем, необходимо вести все записи в хронологическом порядке.

Только в том случае, если реестрдокументов будет составлен верно, вам не понадобится тратить лишнее время на поиски, вы сможете быстро и легко отыскать нужную бумагу, отправить нужный запрос или уведомление и просто качественно выполнять свою работу.

Составление правильного реестра документов


Неотъемлемой частью любого делопроизводства в организации или предприятии являются документы. И не имеет значения, частная это организация или государственная. Со временем скапливается большое количество документов и требует к себе внимание в виде скрупулезного сортирования.
Документы проходят определенные стадии жизни – они заполняются, сортируются, отправляются и принимаются, а их жизненный цикл заканчивается в архиве, куда тоже не просто попасть. А в том случае, если этой документации скопилось много, то нужно составлять реестр документов, а именно их письменный перечень, что очень важно для нормального функционирования организации.

Для чего составляют реестр документов

Это необходимо это для. чтобы упростить работу всем сотрудникам, которые имеют дело с этими документами. Это касается и таких документов, как договора с поставщиками или покупателями, которые постепенно заключаются руководителями компаний. Для таких типов документов также необходимо правильно составить реестр договоров и контрактов, составление и ведение которых, требуют определенных знаний.
Сам термин «реестр» означает журнал или список регистрации входящих и исходящих документов. Сортировка и ведение учета документов - это необходимые меры для организации, ведь далеко не каждый умеет правильно ими распорядиться.

Кропотливый труд

Правильно составленный реестр документов - это кропотливый труд, который включает в себя следующие действия:

  1. В первую очередь необходимо собрать и в правильном порядке рассортировать документы – собрать все необходимые бумаги по категориям, всю распорядительную документацию также отобрать, рассортировать по авторству.
  2. Сформировать папки для хранения разобранных документов, подшить их в хронологическом порядке и сделать опись каждой папке, присвоив ей инвентарный номер.
  3. На основе документов необходимо составить таблицу, разделив лист на столбцы и строки, названные в соответствии с назначением документа или его функциональностью. При этом надо знать, что реестр архива, документов или договоров должен содержать в себе исчерпывающую информацию о документе, чтобы не приходилось открывать оригинал снова и снова.

Как видно, этот процесс достаточно кропотливый и трудоемкий, и занимает много времени, которого у рабочего человека не так много. Для того чтобы эта работа была выполнена за короткие сроки, лучше всего нанять тех, кто специализируется на составлении реестра документов, архива, договоров, контрактов и другой узко наваленной документации.

Что это даёт

Правильно составленный реестр документов значительно сэкономит время на поиски нужной информации. Это позволит быстро и легко отыскать нужный документ, отправить запрос или уведомление и, самое главное, просто качественно выполнить свою работу.

Опыт и экономия

Наша компания достаточно давно функционируем на этом рынке и знаем все о том, как правильно составить реестр любых документов. Мы обязуемся создать подробный реестр документов любой сложности и гарантируем точное выполнение работы без возможных опечаток и ошибок. Мы работаем внимательно и аккуратно, поэтому не боимся гарантировать качество.

Возникли вопросы? Узнавайте по телефону +7 (495) 920-82-91

или заполнив форму обратной связи.

Комплексное решение
поставленных задач

Мы предлагаем услуги по описи всех необходимых документов, помощь в их передаче для государственного хранения, систематизации и обработке документов из архивов, все виды переплетных работ.

Мы оказываем любые консультационные услуги для клиентов по организации архивного документооборота и организуем обучение сотрудников его компании в этой области.

Опыт работы с иностранными и
отечественными организациями

Основные клиенты, которые обращаются к нам - это представители крупного и среднего бизнеса. Они уделяют серьезное внимание организации хранения, описи и обработки документов и документооборота.

Даже если у вас совсем небольшое предприятие правильная организация документооборота, грамотная классификация всех бумаг и их сортировка существенно упростят вам жизнь. Реестр документов лучше всего формировать по принципу «подобное с подобным». Первым делом рассортируйте все документы, разделите их на схожие категории – прием товара, чеки, приказы, распоряжения и т.д. Для каждого типа лучше завести свою папку или отдельную полку, если их много. Лучше всего подшивать документы в хронологическом порядке - это общепринятый образец. Важно сделать опись каждой папки. То есть сделать своего рода таблицу, где нужно указать, какие именно документы содержатся в папке, их наименование, откуда пришли документы, или для какого отдела они предназначены. Иногда к этим данным добавляют пункты «Ценность» или «Срочность» в зависимости от нужд конкретной организации. Важно составить реестр так, чтобы вы получали достаточную информацию уже из самой этой таблицы, а не рылись бы каждый раз во всей папке, перелистывая сотни страниц. Для ускорения поиска имеет смысл присвоить каждому документу номер, причем так, чтобы часть номера уже отражала собой тип документа (то есть, папка с заявлениями или папка с приказами), а затем уже следовал бы конкретный порядковый номер документа в этой папке. Иногда реестры составляют по срокам хранения – постоянная или временная документация, по назначению – оригиналы или копии, по срокам исполнения распоряжений – срочные и не срочные, и т.д. Все зависит от необходимости, которая диктуется деятельностью именно вашей организации.

Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь что бы добавить комментарий.

Реестр – это по сути опись, вот и составьте ее

27 Апр от Sorvigolova ( 1,160 баллов)

Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь что бы добавить комментарий.

Рассортируйте документы и подпишите шапку папки

28 Апр от Яна Зыкова ( 2,772 баллов)

Пожалуйста, войдите или зарегистрируйтесь что бы добавить комментарий.

Когда документы разберете по папкам, сделайте заглавную таблицу, где напишите, что за документы в этой папке, зачем они, куда и т.д.

Источники: http://www.kakprosto.ru/kak-43389-kak-sostavit-reestr-dokumentov, http://a-centr.ru/articles/sostavlenie-pravilnogo-reestra-dokumentov/, http://otvet.hi.ru/23767/kak-praviljno-oformlyatj-reestr-dokumentov

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения