Правильно оформлять приказы кадрам

Совет 1: Как вести журнал о регистрации приказов

Разработайте коллективный договор по кадровой политике, включая порядок делопроизводства. В качестве приложения к локальному акту компании составьте журналрегистрацииприказов. Учтите, что разные виды распоряжений фиксируются в отдельных журнал ах, так как у них отличается срок хранения. К примеру, приказы по личному составу хранятся 75 лет. Далее рассматривается порядок заполнения такого журнал а.

На титульном листе журнал а по регистрацииприказов напишите полное наименование документа заглавными буквами. Затем укажите название организации. Если компания достаточно крупная, для каждой службы желательно вести такой журнал отдельно. Укажите дату, когда фактически заведен документ.

В первой графе укажите порядковый номер распоряжения. Во втором столбце напишите персональные данные, наименование должности лица, ответственного за ведение журнал а. Приказы по личному составу, как правило, регистрирует кадровый сотрудник, который назначается ответственным соответствующим приказом директора.

В третьей графе журнал а укажите номер приказа, присвоенный документу при издании. Для распоряжений по личному составу рекомендуется ставить литеру ЛС, для приказов по основной деятельности – ОД, для отпускных распорядительных документов – О. В четвертом столбце напишите дату составления приказа.

В пятом столбце желательно вписать персональные данные, название должности, отдела сотрудника, по которому составлен приказ. В шестой графе напишите содержание распоряжения. К примеру, прием на должность, расторжение договора, перевод на другую работу и тому подобное.

В седьмой графе ставится подпись ответственного лица, а в восьмом столбце журнал а указывается номер папки, которая хранится в архиве. При смене ответственного специалиста обязательно составьте акт передачи документов.

Совет 2: Как обозначить приказы

Правила подготовки приказа

Как свидетельствует практика, одной из основных причин появления ошибок при издании приказов (распоряжений) по кадрам является несоблюдение общих правил их подготовки к изданию. В связи с этим целесообразно в первую очередь остановиться на рассмотрении именно таких правил. Уточним: они распространяются преимущественно на содержание и оформление соответствующих приказов (распоряжений). Начнем с требований к подготовке приказов (распоряжений) о приеме на работу.

Приказ (распоряжение) о приеме на работу

Приказ (распоряжение) о приеме на работу - изданное в соответствии с установленными правилами документированное управленческое решение работодателя (его полномочного представителя) о предоставлении конкретному лицу (лицам) работы по найму.

Основным требованием к содержанию приказа (распоряжения) о приеме на работу является его соответствие условиям трудового договора с соответствующим работником. Напомним: основанием для издания приказа (распоряжения) о приеме на работу служит трудовой договор (ст. 68 ТК РФ).

Оформление проекта приказа (распоряжения) о приеме на работу обычно производится с применением унифицированной формы N Т-1 (Т-1а), утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1. Указанные формы применяются для документирования (и последующего учета) приема на работу одного или нескольких работников. Порядок оформления приказа (распоряжения) о приеме на работу регламентируется Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации (утв. Постановлением Госкомстата России N 1). Рекомендуемый состав реквизитов приказа (распоряжения) о приеме на работу:

- место издания приказа (распоряжения);

- номер приказа (распоряжения);

- дата приказа (распоряжения);

- дата (даты) приема на работу (при заключении с работником трудового договора на неопределенный срок в реквизите Дата строка по не заполняется (в ней ставится прочерк).);

- фамилия, имя, отчество работника (в родительном падеже);

- табельный номер работника;

- наименование структурного подразделения (если это предусмотрено условиями трудового договора и структурой предприятия (организации, учреждения));

- должность (специальность, профессия);

- разряд (класс, категория) квалификации (если это предусмотрено для соответствующей должности (специальности, профессии) квалификационным справочником и (или) штатным расписанием предприятия (организации, учреждения));

- условия приема на работу;

- характер предстоящей работы (по совместительству, в порядке перевода из другой организации, для замещения временно отсутствующего работника, для выполнения определенной работы и др.);

- размер тарифной ставки (оклада) и надбавки (доплаты), установленных работнику;

- срок испытания (если таковое устанавливается при приеме на работу);

- основание для издания приказа (распоряжения). Помимо ссылки на номер и дату соответствующего трудового договора могут указываться и иные основания, например статьи (пункты, подпункты, абзацы) нормативно-правовых и (или) локальных нормативных актов;

- наименование должности и расшифровка подписи, лица, подписавшего приказ (распоряжение).

Кроме того, заполняются реквизиты Дата составления , Номер документа , Место составления , Табельный номер , Основание для составления документа , Наименование должности (руководителем организации).

В реквизитах Дата (форма N Т-1) или Период работы (форма N Т-1а) строка (графа) по заполняется только в случаях заключения с работником (работниками) трудового договора на определенный срок (срочных трудовых договоров).

На основании приказа (распоряжения) о приеме на работу соответствующие записи вносятся не только в трудовую книжку, но и в учетную документацию по труду - в частности, в личную карточку работника (форма N Т-2 (Т-2ГС(МС)), карточку научного работника (форма N Т-4), личное дело. Кроме того, на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу в бухгалтерии работнику открывается лицевой счет (форма N Т-54 (Т-54а)). Все эти формы утверждены Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 N 1.

Как правильно оформить и вести журнал регистрации приказов по личному составу

Учет приказов по предприятию необходимо вести согласно ст. 358 Постановления Федеральной архивной службы РФ от 06.09.2000 г. Согласно общим принципам законодательства России и вообще принципам современного законодательства, необходим отдельный журнал регистрации приказов по личному составу. Регистрировать такие приказы вместе с приказами по основной деятельности нельзя, т.к. субъекты документов в данном случае – граждане РФ или иностранные субъекты права, которым гарантировано свободное волеизъявление и законные права. Попросту говоря, хотя рабочая сила – товар, ее владелец, работник – не товар, а свободный человек.

Практически это выражается в том, что кадровый учет отделен от бухгалтерского, поэтому валить все приказы в одну кучу – значит рано или поздно вконец запутать отчетность. С той же целью, уже безо всяких высоких рассуждений, приказы об отпусках и учете листков нетрудоспособности (больничных) учитываются в отдельных журналах. Таким образом разделяются потоки рабочей силы внутренние и наружу/извне (текучесть кадров). Это может оказаться весьма полезным при разработке колдоговора, анализе и реформировании кадровой политики, изыскании резервов повышения производительности труда. Перевод работника из подразделения в подразделение считается «внешним» трудовым потоком, т.к. при этом его прежняя трудовая деятельность прекращается, а начинается новая. По теории, это равносильно увольнению одной единицы рабочей силы и приему другой.

Качество журнала

Для журнала регистрации приказов по личному составу бланк законодательно утвержденного образца не предусмотрен. Вести его можно в произвольной форме. Но, если, допустим, трудовые договоры можно учитывать и не в журнале (хотя для любой проверки это станет поводом для придирок), то приказы по личному составу должны заноситься именно в журнал, на бумаге или в электронной форме.

При ведении журнала на бумаге, поскольку срок хранения журнала регистрации приказов по личному составу составляет, по требованиям Росархива, 75 лет, его бланк должен быть надежным и долговечным: в твердой или полутвердой обложке, на качественной проклеенной бумаге. Распечатку электронного журнала следует делать на лазерном принтере и тоже на хорошей бумаге. Каждая компьютерная распечатка сшивается, прошивается и пломбируется, как бумажный журнал. И на ней также должны быть номера страниц, титульный лист и последняя страница, оформленная для сдачи в архив либо с указанием, кому и для какой цели сделана распечатка.

Оформление журнала

На обложке, помимо наименования, должен быть ясно различимый индекс ЛС (личный состав). Для журнала учета отпусков индекс будет О, для больничных – Б. Если эти журналы совмещены, то индекс – ОБ. Так же индексируются титульный лист, все страницы, помимо номеров, и последняя страница. По закону индексации не требуется, но работать с индексированными журналами куда удобнее.

Обложка журнала – твердая или полутвердая, лучше ламинированная, с напечатанным типографским способом названием журнала и индексом. Название может быть в виде самостоятельно напечатанной наклейки, но тогда следует учесть, что обычный канцелярский клей на ламинате не держится, нужно клеить «Моментом», 88-м или другим нитроклеем, не портящим бумагу со временем.

На титульном листе указывается название организации, без логотипа и реквизитов, как и для всех внутренних документов, название журнала с индексом, и «начат/окончен».

На первой странице указываются данные ответственных за журнал лиц под номерами в порядке следования по времени – ФИО, должность, отдел, подпись – период, в течение которого журнал находился в их ведении, и основание – приказ руководителя с номером и датой.

На последней странице указывается дата закрытия и сдачи журнала в архив, с указанием, по чьему распоряжению и на каком документальном основании он окончен: ФИО, должность, подпись, номер приказа/распоряжения, дата. Заканчивается ведение журнала по заполнении, досрочного закрытия не предусмотрено, а исправления ошибочных записей делаются в журнале в порядке, установленном Правилами делопроизводства РФ.

Перед началом заполнения журнала, кроме предварительной нумерации страниц, он должен быть прошит и опечатан. Связано это, как и предыдущее требование, с тем, что приказ по личному составу – имеющий юридическую силу документ, и его отсутствие или разночтения в документации могут иметь серьезные последствия.

Ведение журнала

Чтобы узнать, как ведется журнал регистрации приказов по личному составу, образец заполнения вы можете увидеть тут же по ссылке. В журнале 9 граф:

  1. № п/п – здесь пишется учетный номер документа в порядке следования.
  2. Дата приказа – ее можно писать в формате дд.мм.гггг цифрами.
  3. Номер приказа – по установленной форме с индексом ЛС.
  4. Вид приказа – их всего три: прием, увольнение, перевод. Пишется без сокращений во избежание путаницы.
  5. ФИО сотрудника – фамилию можно писать полностью, а инициалы сокращать до букв, кроме случаев, когда возможна путаница. К примеру, Николаева Василия Игоревича и его коллегу Николаева Всеволода Ивановича нужно записывать: «Николаев Вас. Игорев.» и «Николаев Вс. Ив.»
  6. Основание – здесь записывается основание «от работника»: заявление работника (Заявление), трудовой договор (ТД), дополнительно соглашение (Доп.) Данные приказа по предприятию дублировать не нужно, они уже есть в предыдущих графах.
  7. Подпись работника – для надежности в юридически сомнительных случаях. Если увольняемый по статье отказался подписываться, указываются данные акта об отказе, аналогично приказу об увольнении.
  8. Ответственное лицо – ФИО и должность работника кадровой службы, обрабатывавшего приказ.
  9. Подпись ответственного лица – личная подпись того же кадровика.

Если у вас есть такая потребность, журнал регистрации приказов по личному составу скачать вы сможете здесь же по ссылке.

Источники: http://www.kakprosto.ru/kak-120740-kak-vesti-zhurnal-o-registracii-prikazov, http://alianskadrovic.ru/dokumentyi-po-kadrovomu-deloproizvod/pravila-podgotovki-prikaza, http://moyafirma.com/prochee/kak-pravilno-oformit-i-vesti-zhurnal-registratsii-prikazov-po-lichnomu-sostavu.html

Комментариев пока нет!

Ваше имя *
Ваш Email *

Сумма цифр внизу: код подтверждения